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La durée de conservation des documents en entreprise

16/10/2021

La durée de conservation des documents en entreprise

Toujours en activité ou bien fermée et quelle que soit sa forme, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. 

 

Pour quelle raison conserver ces documents ?

 

  • D’une part, pour assurer une gestion efficace au quotidien
  • D’autre part, garanties dans le cadre d’un litige avec un fournisseur, un client ou un salarié, ces documents constituent des obligations, des droits et des attestations.

 

Découvrez les délais de conservation à respecter pour ne pas être exposé à une sanction.

 

Documents concernés Durée minimale de conservation
Les documents liés aux Ressources Humaines  
Contrats d’embauche, bulletins de salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, registre du personnel (à compter du départ du salarié), accidents du travail et inspections, régimes de retraite 5 ans
Les documents sociaux de l'entreprise  
Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats, annexes…) 10 ans
Les statuts de la société (Kbis…)

5 ans

à compter de la radiation

Les pouvoirs, rapports du conseil d’administration ou du gérant, convocations et feuilles de présence 3 ans
Les documents fiscaux  
Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la cotisation foncières des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), les impôts directs locaux... 6 ans
Les pièces justificatives de TVA , les documents concernant les taxes, les impôts et les droits. 6 ans
Les documents et pièces comptables  
Les livres, pièces justificatives et registres 10 ans
Les documents civils et commerciaux  
Les contrats, documents bancaires et ceux établis dans le cadre de transport de marchandises 5 ans
Les déclarations de douanes 3 ans
Factures clients, fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, bons de commande, bons de livraison 10 ans

 

Enfin, divers documents peuvent prendre une valeur historique : certaines entreprises ont un passé rempli d’événements marquants (c’est le cas, par exemple, des sociétés familiales). À partir des archives, il est possible de construire à nouveau cette histoire.


Quelles sont les sanctions en cas de non conservation ?


Dans certains cas, ne pas conserver les documents, notamment les documents fiscaux, peut vous valoir une amende de 10.000 euros (article 1734 du code général des impôts).


Chez Main Office, nous vous aidons à établir un plan de gestion des archives de votre entreprise :


•    Plan de classification
•    Calendrier de conservation
•    Système de repérage des documents (recherche, gestion des documents, etc.)
•    Lieu de conservation des archives (physique ou numérique)

 

Aidez-moi à archiver mes documents

 

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

La TVA et ses différents modes de calculs

02/10/2021

La TVA et ses différents modes de calculs

Il n’est pas toujours aisé de calculer un taux de TVA, ou encore de déterminer les montants HT et TTC qui y sont liés, surtout si vous n’avez jamais pu apprivoiser les maths...


Pour vous aider à vous y retrouver, voici un rapide résumé des différents taux de tva et les méthodes à reproduire pour réaliser tous les calculs dont vous avez besoin : la taxe sur la valeur ajoutée n’aura plus de secrets pour vous !

 

Les différents taux de TVA

 

S’il existe une TVA à taux normal et des TVA à taux réduit, il faut aussi considérer que les taux ne sont pas toujours les mêmes en France métropolitaine que dans les DOM-TOM ou en Corse.

 

Voici ces différents taux de TVA en vigueur :

 

  • Taux de droit commun

France continentale et Corse : 20% (et 10% sur les boissons alcoolisées à consommer sur place en Corse) ;

Le taux normal de la TVA est fixé à 20 % pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services : il s'applique à tous les produits ou services pour lesquels aucun autre taux n'est expressément prévu.

Guadeloupe, Martinique, Réunion : 8,5% ;

Polynésie Française : 16%.

 

La TVA connaît également un certain nombre d’exceptions et de taux réduits dont les plus communs sont : 

 

  • Taux intermédiaire : 10 %

Ce taux intermédiaire est notamment applicable aux produits agricoles non transformés, au bois de chauffage, aux travaux d'amélioration du logement qui ne bénéficient pas du taux de 5,5%, à certaines prestations de logement et de camping, aux foires et salons, jeux et manèges forains, aux droits d'entrée des musées, zoo, monuments, aux transports de voyageurs, au traitement des déchets, à la restauration.

  • Taux réduit : 5,5 %

Ce taux réduit concerne l'essentiel des produits alimentaires, les produits de protection hygiénique féminine, équipements et services pour handicapés, livres sur tout support, abonnements gaz et électricité, fourniture de chaleur issue d’énergies renouvelables, fourniture de repas dans les cantines scolaires, billetterie de spectacle vivant et de cinéma, certaines importations et livraisons d'œuvres d'art, travaux d’amélioration de la qualité énergétique des logements, logements sociaux ou d'urgence, accession à la propriété.

  • Taux particulier : 2,1 %

Ce taux particulier de 2,1 % est quant à lui réservé aux médicaments remboursables par la sécurité sociale, aux ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des non assujettis, à la redevance télévision, à certains spectacles et aux publications de presse inscrites à la Commission paritaire des publications et agences de presse.

Il est également appliqué dans les DOM-TOM pour tous les produits et services relevant en France continentale du taux réduit de 5,5 % ou du taux intermédiaire de 10 %.

 

(source : economie.gouv.fr)

 

Les méthodes de calculs

 

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est calculée sur le prix de vente du produit/service concerné. En tant que professionnel, vous devez donc connaître le taux de TVA en vigueur pour votre activité et préciser sur votre facture :

 

  • Le prix de vente Hors Taxes (HT)
  • Le taux de TVA appliqué
  • Le montant de TVA que cela représente
  • Le prix de vente Toutes Taxes Comprises (TTC)

 

 

 

  • Comment calculer le montant de la TVA à partir du HT ?

 

Pour trouver le montant de la TVA à partir d’un prix HT, multipliez ce dernier par le coefficient adéquat.

 

Exemple :

 

Prix HT : 500 €
Taux de TVA :

20%

coefficient = 0,2

Montant de la TVA : 500 x 0,2 = 100 €

 

  • Comment calculer le prix HT à partir du montant de la TVA ?

 

Pour calculer un prix HT à l’aide de la TVA, divisez le montant de la TVA par le coefficient correspondant à son taux.

 

Exemple :

 

Montant de la TVA : 100 €
Taux de TVA :

5,5%

coefficient = 0,055

Prix HT : 100 ÷ 0,055 = 1818,18 €

 

  • Comment calculer le montant de la TVA à partir du TTC ?

 

Pour calculer la TVA depuis un montant TTC, il faut d'abord déterminer son montant HT, puis multiplier ce montant par l’un des coefficients concernés.

 

Exemple :

 

Montant TTC : 550 €
Taux de TVA :

10%

coefficient = 0,1

Montant HT : 550 ÷ 1,1 = 500 €
Montant de la TVA : 500 x 0,1 = 50 €

 

  • Comment calculer un montant TTC à partir du HT ?

 

Pour trouver un montant TTC à partir d'un prix HT, une simple multiplication suffit.

 

Exemple :

 

Prix HT : 500 €
Taux de TVA :

20%

coefficient = 1,2

Montant TTC : 500 x 1,2 = 600 €

 

  • Comment calculer un montant HT à partir du TTC ?

 

Pour trouver un montant HT, une simple division suffit.

 

Prix TTC : 1200 €
Taux de TVA :

10%

coefficient = 1,1

Montant HT : 1200 ÷ 1,1 = 1090,91 €

 

Nous pouvons vous apporter un véritable support pour toutes vos déclarations de TVA :

Contactez-nous !

 

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

Notre support comptable

30/09/2021

Notre support comptable

 

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Ici, nous parlons de notre métier. Nous évoquons ce qui tourne autour du monde de la gestion d'entreprise. Bonne lecture ! 

 

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Auteure de ce blog

Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

 

 

EXPÉRIENCE

 

  • Micro-entreprise, TPE, PME, Groupe international
  • 7 ans comme chef d'entreprise et co-gérance
  • 7 ans de commerce
  • 15 ans d'office management et d’assistanat de direction

 

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